jura-basic (DSGVO Verarbeitungsverzeichnis) - Grundwissen
   
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Datenschutz (DSGVO; Verarbeitungsverzeichnis)

Einleitung

Rz. 1

Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO). Das Verarbeitungsverzeichnis dient dem Verantwortlichen zum Nachweis der Einhaltung der DSGVO gegenüber der Aufsichtsbehörde. Die Aufsichtsbehörde kann die betreffenden Verarbeitungsvorgänge anhand des Verzeichnisses kontrollieren (Erwägungsgrund 82).

Das Verarbeitungsverzeichnis tritt an die Stelle des Verfahrensverzeichnisses nach dem BDSG.

Nach dem BDSG (bis Mai 2018) ist dem Beauftragten für den Datenschutz von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in § 4e Satz 1 genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen (§ 4g BDSG@, bis Mai 2018).

Für das Verarbeitungsverzeichnis gibt es Vorgaben. Das Verzeichnis hat folgenden Angaben zu enthalten (Art. 30 Abs. 1 DSGVO):

  • den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;

  • die Zwecke der Verarbeitung;

  • eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;

  • die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;

  • gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;

  • wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (sog. Löschungsfristen);

  • wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1 (sog. technische und organisatorische Maßnahmen).

Auch der Auftragsverarbeiter hat ein Verzeichnis zu führen. Jeder Auftragsverarbeiter und gegebenenfalls sein Vertreter haben ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag eines Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung zu führen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO).

Die Verzeichnisse sind schriftlich zu führen, was auch in einer elektronischen Format erfolgen kann (Art. 30 Abs. 3 DSGVO).

Ein Verzeichnis müssen kleine Unternehmen nicht führen, die weniger als 250 Mitarbeiter haben (Art. 30 Abs. 5 DSGVO). Damit aber in der Union einen gelichmäßigen Datenschutz gewährleistet ist (Erwägungsgrund 13) gilt diese Ausnahme nicht in jedem Fall. Kleine Unternehmen müssen auch eine Verzeichnis führen, wenn

  • die von ihnen vorgenommene Verarbeitung ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen birgt

  • die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder

  • es erfolgt eine Verarbeitung besonderer Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO bzw. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten iSd Art. 10 DSGVO.

Nach dem Wortlaut des Art. 30 Abs. 5 DSGVO genügt es, wenn nur eine Voraussetzung erfüllt ist. In diesem Fall hat auch ein Unternehmen unter 250 Mitarbeiter ein Verzeichnis zu führen, z.B. ein Unternehmer verarbeitet personenbezogene Daten nicht nur gelegentlich.


|| Rz. 2 >>

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Dokument-Nr. 0001701 (Details, unten bei Hinweise), © jura-basic 2020

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